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employee notify unterstützt alle Anforderungen an moderne Informationsprozesse im SAP-Umfeld. Es bietet eine einheitliche, standardisierte und zielgerichtete Aufbereitung von Anwenderinformationen durch eine prozessgesteuerte Erstellung von “Infomails” und ermöglicht so eine bedarfsgerechte Information der SAP-Anwender.
Die Möglichkeit einer Qualitätssicherung durch geeignete Workflows und Freigaben sowie die prozessgesteuerte und revisionssichere Versendung und Ablage der Informationen sind weitere Highlights von employee notify.
notify integriert sich dabei in Ihre bestehende Systemlandschaft und nutzt so die Möglichkeiten der Anbindung unterschiedlichster Datenquellen. Die Ablage der Informationen erfolgt an zentraler Stelle und bietet durch eine flexible Zugriffsteuerung und der Möglichkeit komplexer Suchkriterien eine hohe und schnelle Verfügbarkeit für die Mitarbeiter.
"Der Informationsüberfluss durch die ungefilterte und oft unstrukturierte Weitergabe von Informationen führte zu Ineffizienz. Das bestehende Informationsmedium hatte geringe Akzeptanz bei den Anwendern. Informationen wurden nicht gelesen oder erreichten nicht die richtigen Adressaten. Mit employee notify hat sich dies grundlegend geändert und unser CCOE hat nun ein effizientes Informationsmanagement."
In jedem Unternehmen fallen im täglichen Geschäftsbetrieb eine Vielzahl unterschiedlichster Informationen an, die an die zuständigen Mitarbeiter zu verteilen sind. Speziell mit der Einführung von SAP ergeben sich hier neue Herausforderungen, die bewältigt werden müssen. Genau hierbei unterstützt Sie unsere Anwendung employee notify durch eine effiziente und zielgerichtete Information Ihrer Mitarbeiter.
Die Art der Informationen ist hierbei so vielfältig wie sich die Prozesse zur Erstellung der Information bis zur Freigabe und dem Versand der Information unterscheiden können. Es geht um Informationen wie z. B.
Für diese Herausforderungen ist employee notify Ihre Lösung. Das Add-On hilft Ihnen im organisatorischen Prozess durch …
Flexible Empfängerverwaltung
notify bietet für die Verteilererstellung bzw. Ermittlung ein flexibles Empfängerkonzept, das die unterschiedlichste Datenquellen integrieren kann:
Die Anwendung wird zusätzlich mit einer integrierten Empfängerverwaltung ausgeliefert. Neben den Stammdaten zu den einzelnen Empfängern können Sie entsprechende Attribute pflegen, die anschließend bei der Verteiler-Ermittlung berücksichtigt werden. Zusätzlich werden entsprechende WebServices zur Verfügung gestellt, mit denen Sie weitere in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehende Datenquellen verwenden können.
Dynamische (regelbasierte) Empfängerermittlung
Neben der statischen Ermittlung von Empfängern über die vom Verfasser ausgewählten Attribute zu einer Infomail bietet Ihnen die Anwendung notify noch die Möglichkeit sogenannte dynamische Empfängerermittlung zu verwenden. Bei dieser Form der Empfängerermittlung werden vorher per Customizing im System eingestellte Regeln mit entsprechenden Parametern gefüllt und so anhand der im System hinterlegten Daten die Empfänger für die Information ermittelt. Dies können z.B. Regeln aus dem Bereich der Benutzer- und Berechtigungsverwaltung sein (alle Benutzer mit der Rolle “Finanzbuchhalter” oder alle Benutzer mit der Berechtigung auf die Transaktion FB60) oder z.B. auch alle Kostenstellenverantwortlichen aus dem FI/CO-Team.
Qualitätssteigerung durch Standards
Wie viele Standards für Informationen gibt es in einem Unternehmen? Wissen die Mitarbeiter, ob sie von der Information betroffen sind und was zu tun ist? Sind alle Beteiligten Gruppen an der Informationserstellung beteiligt und ist die Information verständlich verfasst?
Notify bietet Ihnen vor diesem Hintergrund die Möglichkeit der Abbildung von individuellen Freigabe- und Qualitätssicherungsprozessen nach dem Inhalt der Information (Kategorie und System). Somit können Sie dezidiert festlegen, welche Schritte der Qualitätssicherung im Prozess der Erstellung bis zur Versendung der Information durchlaufen werden müssen. Durch die strukturierte Eingabe der Informationen werden keine wichtigen Sachverhalte und Abhängigkeiten vergessen.
Für jede einzelne von Ihnen definierte Kategorie der Information können Sie einen entsprechenden Prozess im Customizing hinterlegen und ebenfalls Pflichtfelder definieren und individuelle Prüfungen durchführen lassen. Über die Konfiguration und das Customizing der Anwendung sowie der einfachen Möglichkeit die Templates im CI Ihres Unternehmens zu hinterlegen können Sie eine individuelle Aufbereitung für die Infomails und die Dokumente erreichen. Zusätzlich wird mit der Anwendung eine Default-Implementierung ausgeliefert die Ihnen als Best-Practice Ansatz dient.
Integration in die Systemlandschaft
Durch Installation von notify als Add-On in einem zentralen Solution Manager, sind technisch alle Voraussetzungen gegeben, notify in die bestehende Systemlandschaft zu integrieren. Hierdurch können alle Features der dynamischen (regelbasierten) Verteilererstellung auf den angeschlossenen SAP-Systemen genutzt werden. Als weiteres Feature besteht die Möglichkeit, die Anwendung in Ihren Change-Management Prozess zu integrierten. Dies kann über eine direkte Integration in das SAP ChaRM erfolgen oder durch entsprechende Prüfungen, die in den Freigabeprozess implementiert werden können. Die Anwendung unterstützt ebenfalls die Anbindung von verschiedenen Datenquellen für die Verteilererstellung und kann somit auf die bestehenden Daten in Ihren Systemen (auch Non-SAP Systeme) zugreifen.
Universelle Verfügbarkeit
Sowohl innerhalb der Hauptanwendung als auch im Portal für veröffentlichte Infomails haben die Benutzer die Möglichkeit strukturiert und per Schlagworte nach Informationen zu Suchen. Als Suchfelder stehen Ihnen alle Datenfelder der Infomail zur Verfügung.
Die Trefferliste ist als Übersicht gestaltet und bietet somit alle Möglichkeit nach der Suche noch entsprechend mit Filtern und Sortierung zu arbeiten. Im Customizing der Anwendung können Sie die für die Anwender zur Verfügung stehenden Felder für die Suche bzw. in der Trefferliste konfigurieren. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit über zur Verfügung stehende URL-Parameter die Anwendung mit bereits vorbelegten Feldern aufzurufen bzw. aus einer Infomail einen Shortlink zu erzeugen, der Ihre Mitarbeiter direkt zum entsprechenden Datensatz führt. Die Weiterleitung der Informationen aus der Anwendung an einen Mail-Client ist natürlich auch möglich. Durch die Verwendung des zentralen SAP Solution Managers als Basis-System für die Anwendung notify haben Sie die identisch hohen Verfügbarkeitszeiten für die Redakteure und Empfänger der Informationen wie für Ihr SAP System. Die Systemvoraussetzungen der Anwendung lassen jedoch auch eine Installation auf jedem SAP Netweaver System zu.
Prozesssteuerung von der Erstellung bis zur Ablage
Durch die flexible Konfiguration und den Einsatz der Anwendung notify lässt sich eine perfekte Prozesssteuerung von der Erstellung bis zum Versand der Informationen erreichen. Im ersten Schritt erfolgt die Erstellung einer Infomail durch Eingabe der Eckdaten, Festlegen des Empfängerkreises, selbstständige Integration der Informationen in ein mit Inhalten zu füllendes Template. Im weiteren Verlauf erfolgt die Abstimmung der Inhalte, eine fachliche Freigabe durch die Fachbereichsleitung, sowie die Qualitätssicherung mit Fokus auf standardisierte Sprache und Layout. Alle diese Schritte sind in einem konfigurierbaren Workflow abgebildet. Auf Basis der getroffenen Einstellungen erfolgt die automatische Verteilergenerierung und der Versand der Informationen beim Übergang in den finalen Status. Abschließend werden die Informationen in einem zentral zugänglichen Portal veröffentlicht.
Revisionssichere Ablage aller Informationen
Im Hinblick auf die Revisionssicherheit von Prozessen, stellen sich für ein Unternehmen immer wieder die selben Fragen:
Diese Fragen können mit der Anwendung notify beantwortet werden. Sowohl die versendeten Informationen als auch die Anlagen werden revisionssicher im Solution Manager, bzw. über die ArchiveLink-Schnittstelle in Ihrem Archiv-System, abgelegt. Zudem erfolgt die Protokollierung des E-Mail-Versands. Über einen Rückkanal per Mail, Bestätigungs-Link oder ein individuelles Bestätigungsformular kann eine aktive Lesebestätigung (ggf. mit Feedback des Anwenders) eingeholt werden. Wer, welche Informationen wann erhalten hat kann so entsprechend über die Anwendung ausgewertet und belegt werden.
Zugriffs- und Berechtigungssteuerung
Die flexible Zugriffsteuerung ermöglicht Ihnen die Aussteuerung welche Benutzer auf welche Informationen zugreifen können. Die Einrichtung der Rollen und Berechtigungen erfolgt über das Standard-Konzept der Rollenvergabe und über eigene Berechtigungsobjekte für die Anwendung. Mit den Erfahrungen, die wir bei der Einführung unserer Kunden gesammelt haben wurden verschiedene Rollen (Administration, ESS-Empfänger, MSS Empfänger-Pflege, Teamlead, Bereichsleitung, Redaktion, Zentrale Adresspflege) entwickelt, die im Standard mit der Anwendung ausgeliefert werden.
Die Auslieferung von employee notify erfolgt in Form eines Add-On. Dieses kann über die SAP Standardmethoden (Transaktion SAINT) in Ihr System importiert werden.
Nein. Alle Objekte von employee notify werden im eigenen exxonit-Namensraum (/exx/) ausgeliefert.
Employee notify benötigt als Basis ein SAP Solution Manager System mit einem Release ab 7.0.
Ja. Auch wenn der Einsatz in einem Solution Manager empfohlen wird, ist — unter Berücksichtigung von Funktionseinschränkungen — auch ein Betrieb in einem beliebigen System mit ABAP-Stack ab Version 7.0 möglich.
Nein. Der Einsatz eines SAP Portals zur Anzeige der Anwendung ist optional.
notify wird mit einem umfangreichen Customizing Einführungsfaden ausgeliefert um die Kundenwünsche abbilden zu können. In einigen Fällen lassen sich individuelle Anforderungen jedoch nicht über ein reines Customizing realisieren. Hierfür stehen innerhalb von notify eine Reihe von BAdI’s zur Verfügung die mit einer entsprechenden Beispielimplementierung ausgeliefert werden.
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